Você sabe a diferença entre os documentos fiscais, suas funções, termos utilizados e principalmente quais deve emitir? Se ainda tem dúvidas, explicaremos tudo de forma simples.
Falaremos sobre termos que ainda deixam dúvidas: a NF-e, a NFC-e, o MDF-e, o CT-e, o SAT, a ECF e o xPed.
Primeiramente, todos estão relacionados ao processo de emissão de notas, aquelas que certificam a compra de um produto ou a realização de um serviço.
Portanto, é importante que sua empresa compreenda os eventos relacionados ao departamento fiscal e esteja atenta às obrigações para evitar problemas com o Fisco.
Nota Fiscal eletrônica, a NF-e
O governo adotou a prática de eliminar burocracias, resultando na criação da Nota Fiscal eletrônica, conhecida como NF-e, em substituição à emissão em papel que era realizada anteriormente.
Além disso, ela visa facilitar o dia a dia fiscal, como um documento que gerencia através de diferentes dados, informações de clientes e fornecedores.
Em resumo, a Nota Fiscal eletrônica, representada pelo arquivo XML com uma chave de acesso única para cada emissão, destina-se à venda de produtos.
xPed
O xPed é a combinação do número e do item do pedido de compra. Dessa forma, compõe um dos campos opcionais para preenchimento na NF-e
No entanto, embora seja uma informação opcional, algumas empresas aceitam apenas as notas que a possuem preenchida.
ECF
ECF é a sigla utilizada para designar o antigo sistema Emissor de Cupom Fiscal, ou seja, a impressora fiscal dos estabelecimentos.
Em outras palavras, ela substituía o processo manual da emissão, e por contar com um Certificado Digital, também armazenava dados.
SAT
SAT é a sigla para Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais eletrônicos, ou seja, que documenta os arquivos e operações do comércio de varejo nos estados brasileiros.
Desde 2014, o SAT substitui a ECF, ou seja, as impressoras de cupom fiscal. Assim, com o mesmo ideal da NF-e, o SAT visa facilitar as operações legais dos tributos.
Dessa forma, o aparelho pode atender mais de uma loja, e as informações devem ser enviadas periodicamente para a SEFAZ.
Nota Fiscal do Consumidor eletrônica, a NFC-e
A Nota Fiscal do Consumidor eletrônica, também chamada de NFC-e, visa substituir o cupom fiscal impresso. A cada venda efetuada, a SEFAZ recebe as informações, garantindo mais segurança e agilidade.
A NFC-e possui a mesma estrutura da NF-e, mas com informações relacionadas à venda direta e com menos detalhes.
Conhecimento de Transporte eletrônico, o CT-e
O CT-e é um documento fiscal emitido para documentar a prestação de serviços de cargas para quem faz transporte de mercadorias.
A emissão é obrigatória para empresas com regime de apuração normal, optantes do Simples Nacional e operadores no sistema Multimodal de Cargas.
Manifesto de Documento Fiscal eletrônico (MDF-e)
Primeiramente, empresas que prestam serviços de transporte devem emitir o MDF-e, o qual substitui arquivos impressos como o Manifesto de Carga modelo 25.
Em resumo, tem como objetivo descomplicar o transporte de cargas, padronizando as operações com um documento para toda a cadeia logística.
A emissão dos documentos fiscais
Para emitir a NFC-e é necessário que o estabelecimento possua um CNPJ, um Certificado Digital e um aparelho de impressão, tudo de acordo com a legislação da ICP Brasil.
O aparelho SAT precisa estar conectado à internet para transmitir as informações em tempo real para a SEFAZ. Assim como a NF-e, sua empresa deve armazenar o arquivo XML da NFC-e pelo período exigido de 5 anos.
Por isso, é importante para a saúde do seu negócio que você armazene todos os seus documentos de forma segura e confiável, com backups constantes para garantir que não haja a perda de nenhum dado.
Sua empresa deve estar ciente de que a não armazenagem ou perda de um documento fiscal eletrônico pode resultar em multas e encargos. Portanto, é crucial que você tenha em sua empresa um software especializado para emitir, monitorar e armazenar seus documentos fiscais, tais como NF-e, NF-e de Entrada, CT-e e NFC-e.
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