A duplicata é um título de crédito para pagamento futuro de produtos e prestação de serviços vinculados à nota fiscal, conforme a Lei nº5.474/68.
Ela se faz necessária porque muitas empresas precisam fazer transações comerciais a prazo, principalmente por ainda não possuírem o dinheiro em caixa.
Para isso, é necessário utilizar métodos de cobrança seguros e que garantam o recebimento após o prazo de espera determinado. E a duplicata assegura isto.
Com ela, a empresa ganha tempo para efetuar o pagamento quando o dinheiro entrar no caixa, após a revenda da mercadoria, por exemplo.
Quer entender melhor como funciona a duplicata e quais benefícios ela pode gerar para a sua empresa? Continue lendo este artigo e confira!
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A duplicata na prática!
De antemão, a duplicata é o documento legal que comprova que o devedor se compromete a pagar o credor – àquele que emite o título.
Assim, quando o contrato é concretizado, com prazo de pagamento a partir de 30 dias, é extraída a respectiva fatura e duplicata para o comprador.
Tudo isso é feito por meio de uma instituição financeira, onde o vendedor emite os dados referentes ao negócio realizado, e o comprador recebe um boleto com as características da duplicata, como valor e vencimento.
Obrigando assim, o pagamento na data apontada. A duplicata só possui validade se acompanhada da nota fiscal e do comprovante da entrega da mercadoria ou serviço.
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Tipos de duplicatas
A duplicata é utilizada apenas em território brasileiro, e representa dois tipos de operações, veja:
- Duplicata Mercantil: emitida para pagamento de transações que comercializam mercadorias;
- Duplicata de Prestação de Serviços: utilizada apenas para pagamento a prazo de prestação de serviços.
Além disso, ela também pode ser feita de dois modos:
- Duplicata Virtual: de forma online, o documento pode ser emitido pela internet após a execução do contrato. Além disso, a própria instituição financeira encaminha o boleto para o comprador;
- Duplicata Padrão: neste modelo, a duplicata é emitida de forma impressa e enviada à instituição financeira para o recebimento.
Duplicata é o mesmo que boleto ou fatura?
Não. Na verdade, esses três documentos fazem parte de toda a burocracia financeira de uma empresa e até estão ligados, mas cada um tem a sua finalidade.
Antes de tudo, temos a própria duplicata, o início do processo. Como dito, comprova o acordo entre as partes, e é o único documento que pode ser utilizado para cobrança judicial.
Enquanto isso, o boleto, muito confundido com a fatura, é o documento emitido pelo recebedor, e enviado à outra parte para que possa efetuar o pagamento.
Por fim, a fatura traz consigo os detalhes da transação para controle das informações, e apenas acompanha o boleto.
Como gerar duplicatas?
Gerar o documento pode ser algo simples para aqueles com mais experiência, entretanto pode demandar de trabalho manual, atenção e tempo.
De modo geral, ela é estruturada a partir de um modelo com os seguintes dados:
- Data de emissão;
- Número de ordem;
- Número da fatura;
- Valor total da fatura, sem abatimentos ou descontos (a menos que seja declarado);
- Data de vencimento;
- Nome e endereço do vendedor e do comprador;
- Praça de pagamento (cidade);
- Cláusula à ordem;
- Valor a pagar por extenso e em algarismo;
- Declaração de reconhecimento de sua exatidão e obrigação, assinada como forma de aceite pelo comprador;
- Assinatura do emitente.
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Como otimizar os processos comerciais com duplicata?
Otimizar seus processos comerciais pode ser simples: basta eliminar o trabalho manual e implantar mais tecnologia para lidar com a parte fiscal.
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